第一条 总则
  为规范青岛市天泰公益天泰基金会（以下简称：天泰基金会）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映天泰基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据天泰基金会实际工作情况制定本制度。
  本制度适用于天泰基金会所有部门的档案资料管理。
  第二条 档案管理范围
  本制度所称档案是指天泰基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录。
  第三条 档案管理责任制
  秘书处负责天泰基金会的档案管理工作，秘书长为档案管理的分管领导。秘书处、财务处、品牌宣传处和人力资源处的负责人为本部门档案管理的第一责任人，可兼任档案管理员，也可另设档案管理员。
  第四条 秘书处主要职责
  （一）制订天泰基金会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况；
  （二）明确天泰基金会档案管理档案员的岗位职责；
  （三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，包括文件资料的接收、整理、分类、保管、
  利用、统计、鉴定和移交，组织完成天泰基金会文件材料的立卷、归档工作；
  （四）根据需要，组织档案管理员业务培训。
  第五条 各部门档案管理的主要职责
  （一）确定本部门档案管理员人选，并相对稳定；
  （二）负责本部门文件收集、整理、分类等工作；
  （三）接受秘书处指导，完成本部门文件材料的归档交接工作。
  第六条 日常档案管理内容
  （一）综合管理，包括内部管理规章制度,天泰基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料；
  （二）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料；
  （三）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料；
  （四）合同协议，包括天泰基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；
  （五）往来文件，包括天泰基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，天泰基金会制发的办字、基字、函字、报字、复字类等文书；
  （六）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等；
  （七）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；
  （八）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料；
  （九）会议管理，包括天泰基金会党组会议、理事会会议、秘书长会议、各部门工作会议等。
  第七条 大型活动档案管理
  天泰基金会举办的涉及多部门参与的大型活动，由秘书长指定相关部门收集整理活动资料，专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交秘书处。
  第八条 档案管理形式
  天泰基金会档案实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便利用查考。
  第九条 档案管理其他工作要求
  （一）各部门应做好日常文件整理工作，自行设计档案编码，便于查找；及时归档，按时、按需要办理交接；
  （二）电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和计算机辅助检索，应对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及其层级；
  （二）定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用；
  （三）档案存放位置标识清楚，便于查找。
  （四）档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。
  （五）根据天泰基金会发展需要适时开展档案编研，为各项活动提供必要的档案信息资源。
  第十条 附则
  本文件主要起草人：张织云、张小娜
  本文件于2020年12月制定、执行。
  本文件由天泰基金会秘书处负责解释。